Comment utiliser la validation des données pour restreindre les données dans Google Sheets?

Google Sheets est un outil pratique que vous pouvez utiliser pour collaborer avec vos employés, collègues, étudiants et amis. Étant donné que toute personne ayant accès à une feuille de calcul Google peut facilement y apporter des modifications, des entrées incorrectes et des données non valides peuvent être saisies.



Par exemple, disons qu'il y a une colonne de date sur une feuille de calcul. Un utilisateur peut faire une entrée au format date ou texte (c'est-à-dire 15/10/2019 ou 15.10.2019). Ce dernier rendra difficile le calcul et le tri des données.

La bonne nouvelle, c'est qu'avec la fonction de validation des données, vous pouvez implémenter des contrôles stricts dans des cellules ou des plages spécifiques de la feuille pour empêcher les utilisateurs de saisir tout ce qui ne correspond pas aux paramètres que vous avez définis.



Dans ce guide, nous expliquerons comment utiliser la fonctionnalité. Vous apprendrez également à utiliser la protection de feuille pour verrouiller une feuille entière ou des zones sélectionnées dessus.

Comment utiliser la validation des données dans Google Sheets



Voici comment ajouter la validation des données à une cellule ou à une plage dans Google Sheets:

  1. Lancez votre navigateur.
  2. Saisissez https://docs.google.com/spreadsheets/ dans la barre d'URL et appuyez sur Entrée sur votre clavier.
  3. Ouvrez la feuille de calcul que vous souhaitez modifier.
  4. Mettez en surbrillance la cellule ou la plage que vous souhaitez valider.
  5. Cliquez sur Données dans la barre de menus, puis sur Validation des données dans le menu contextuel.
  6. Dans la fenêtre qui s'ouvre, développez la liste déroulante 'Critères' et sélectionnez le type de données que les utilisateurs peuvent saisir dans les cellules que vous avez sélectionnées (par exemple, Date, Nombre, Texte, etc.).
  7. Désormais, dans l'option «Sur données non valides:», vous pouvez choisir si vous souhaitez qu'un avertissement soit affiché lorsqu'un utilisateur entre des données non valides ou simplement refuser l'entrée et afficher un message d'erreur.

Si vous sélectionnez «Afficher l’avertissement», l’utilisateur sera informé des instructions définies pour la cellule, mais l’entrée ne sera pas rejetée. Il sera plutôt marqué d'un indicateur rouge.

Mais si vous sélectionnez 'Refuser l'entrée', l'entrée ne sera pas autorisée et l'utilisateur recevra une erreur indiquant: 'Les données que vous avez saisies enfreignent les règles de validation des données définies dans cette cellule.'

  1. Si vous choisissez 'Refuser l'entrée', vous pouvez cocher la case 'Afficher le texte d'aide à la validation:' dans l'option 'Apparence'. Tapez ensuite un message utile qui montrera à l'utilisateur ce qui est requis pour que les données soient valides.



Voilà. Vous savez maintenant comment restreindre la saisie de données dans une feuille de calcul.

Comment verrouiller une colonne dans Google Sheets

Vous pouvez verrouiller les cellules, les plages ou la feuille de calcul entière afin qu'elles ne puissent pas être modifiées sans autorisation.

Suivez ces étapes simples pour le faire:

  1. Lancez votre navigateur.
  2. Saisissez https://docs.google.com/spreadsheets/ dans la barre d'URL et appuyez sur Entrée sur votre clavier.
  3. Ouvrez la feuille de calcul que vous souhaitez protéger.
  4. Mettez en surbrillance la cellule, la colonne ou la ligne que vous souhaitez verrouiller. Vous pouvez également mettre en évidence la feuille de calcul entière si vous le souhaitez.
  5. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'une des cellules sélectionnées et sélectionnez «Protéger la plage…» dans le menu contextuel.
  6. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, saisissez une description pour la cellule ou la plage que vous avez sélectionnée, puis cliquez sur le bouton indiquant 'Définir les autorisations'.
  7. Désormais, vous pouvez choisir `` d'afficher un avertissement lors de la modification de cette plage '' ou de `` restreindre les personnes autorisées à modifier cette plage ''. Si vous sélectionnez cette dernière, développez le menu déroulant, puis choisissez si vous ne voulez que vous ou d'autres utilisateurs également. pour pouvoir modifier les champs sélectionnés.



Nous espérons que ce guide vous a été utile.

La protection de la feuille est utile lors de la collecte de données auprès des utilisateurs et lorsque vous souhaitez vous assurer que les entrées contenues dans votre feuille de calcul sont exemptes d'erreurs.

La validation des données, en revanche, garantit que les utilisateurs ne soumettent pas de données mal formées. Il est particulièrement utile lorsque vous devez configurer des formules ou effectuer des tâches d'automatisation qui ne fonctionneront pas correctement lorsque les mauvais formats de données ont été utilisés.



Sur cette note, nous allons maintenant vous laisser avec ce conseil: protégez toujours votre PC contre les éléments malveillants qui peuvent provoquer des pannes du système et la perte de données. Utilisez Anti-Malware pour exécuter une analyse complète du système dès aujourd'hui. Offrez-vous la tranquillité d'esprit que vous méritez.

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Nous serons ravis de vous entendre.